Comarch prêt pour la facturation électronique obligatoire en Pologne !

Découvrez comment vous pouvez envoyer et recevoir des factures structurées vers et depuis le portail gouvernemental polonais (KSeF) en utilisant la plateforme Comarch.

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La facturation électronique va être obligatoire en Pologne. Votre entreprise est-elle prête ?

Bientôt, la Pologne deviendra un autre pays de l'Union Européenne à changer son modèle de traitement des factures électroniques, passant  du modèle “post-audit” au modèle “clearance". Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, le KSeF est opérationnel en Pologne et il est possible d'échanger, sur la base du volontariat, des factures électroniques dans un format structuré. Le KSeF a été introduit pour permettre l'échange de données, l'émission, la réception et le stockage de factures électroniques dans le domaine de la facturation B2B.

Lors d'une conférence de presse le 19 janvier 2024, le ministre des Finances de la Pologne a annoncé le report de l'introduction de l'obligation de facturation électronique initialement prévue le 1ᵉʳ juillet 2024. L'obligation d'émettre des factures électroniques via le KSeF sera obligatoire pour les entreprises exerçant des activités soumises à l'obligation de facturation, conformément à la réglementation polonaise sur la TVA.

Cela concernera les livraisons domestiques et internationales de biens et de services entre entreprises (B2B) mais aussi avec les structures publiques (B2G). Cela s'appliquera également aux entreprises étrangères exerçant des activités soumises à l'obligation de facturation selon la réglementation polonaise sur la TVA, qui ont leur siège social ou leur établissement permanent en Pologne. À la suite de consultations publiques, il a été décidé que les factures émises aux personnes physiques ne menant pas d'activité commerciale (B2C) ont été exclues de la facturation électronique.

Qui est concerné et quand entrera en vigueur la facturation électronique obligatoire en Pologne ?

À l'heure actuelle, l'échange de factures électoniques n'est pas encore obligatoire pour les transactions B2G ou B2B en Pologne. Cependant, les institutions publiques sont tenues de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs sur demande depuis 2019.

Afin d’accélérer la numérisation, le ministère des Finances souhaite que le KSeF puisse couvrir presque toutes les transactions. L'entrée en vigueur de l'obligation de facturation électronique, après l'annonce du report de la date initiale de mise en œuvre du 1ᵉʳ juillet 2024, n'a pas encore été annoncée.

Calendrier de la mise en œuvre du KSeF

En 2019, une plateforme dédiée de facturation électronique a été mise à disposition pour l'émission de factures aux organisations gouvernementales (B2G) : la Plateforme de Facturation Électronique - PEF. Dans le domaine de la facturation B2B, le Système National de Facturation Électronique (KSeF) a été introduit de manière facultative en 2022, permettant l'émission, la réception et le stockage de factures en format structurés. Il est également utilisé pour marquer les factures d'un numéro d'identification et pour vérifier la conformité des factures avec un modèle spécifique. Les deux systèmes, KSeF et PEF, fonctionnent actuellement de manière indépendante.

Cependant, la mise en œuvre du KSeF affectera le système actuel de traitement de la facturation électronique dans les marchés publics utilisant PEF. Le législateur prévoit une solution garantissant l'interopérabilité des systèmes PEF et KSeF. Les factures émises dans PEF, après une validation positive, doivent recevoir un numéro KSeF/UPO et doivent être mises à disposition de l'émetteur de cette facture dans PEF.

Comment accéder à KSeF ?

Selon la loi adoptée par le Sejm de la République de Pologne, une facture structurée doit être émise et reçue via le KSeF, en utilisant un logiciel d'interface. La facture électronique doit être présentée au format XML conformément au schéma FA_VAT. Il s'agit donc du troisième type de facture après les factures papier et électroniques qui sont en vigueur en Pologne. Après la livraison des factures électroniques à KSeF, elles seront dotées d'un horodatage et d'un numéro d'identification unique (ID KSeF) ainsi que du reçu officiel (UPO) qui sera retourné à l'émetteur de la facture.

L'accès au système national de factures électroniques peut être obtenu par un contribuable, une personne autorisée, une entité autorisée ou l'une des entités visées à l'article 106c de la loi, tant qu'ils sont autorisés à émettre (ou à rendre disponibles) des factures structurées. Le législateur doit garantir la possibilité d'émettre une facture structurée via une plateforme dédiée aux micro-entreprises (directement dans le système via une interface web). Une autre option consiste à préparer des factures dans les systèmes ERP des contribuables conformément au modèle publié. Dans le cas de l'émission de factures à l'aide d'un outil comptable interne, les documents doivent être livrés à KSeF via un lien défini, par exemple, via Comarch EDI vers l'API KSeF.

Procédure d'envoi d'une facture étape par étape

  • Une facture structurée doit être émise et reçue via le KSeF, à l'aide d'un logiciel d'interface.
  • Elle doit être au format électronique et créée conformément au modèle fourni.
  • Les factures électroniques doivent être présentées au format XML conformément à la structure logique des factures électroniques (FA_VAT).

Comment Comarch peut aider votre entreprise ?

En tant qu'opérateur d'échange de documents électroniques (y compris les factures électroniques), Comarch surveille en permanence les changements législatifs dans la loi polonaise. Nous sommes très impliqués dans le projet pilote KSeF et nos spécialistes sont présents lors des réunions au cours desquelles les détails techniques du système, les spécifications des factures structurées et la documentation de l'API sont discutées.

L'API du Système national des factures électroniques permet l’intégration avec Comarch EDI (utilisé par des milliers de clients en Pologne et à l'étranger). Cela signifie que tous les utilisateurs de notre plateforme pourront envoyer et recevoir des factures électroniques vers/depuis KSeF. Comarch EDI garantira également le respect total des dernières réglementations et la transparence de la circulation de toutes les factures (et de leurs statuts).

Modèle standard

Ce processus implique l'échange de factures électroniques avec une validation technique de base, garantissant la conformité totale des factures avec les exigences du système KSeF.

Étape 1 : Soumission de la facture à Comarch EDI

  • Envoi d'une facture créée dans un format natif à Comarch EDI.
  • Validation technique de la facture (conformité avec KSeF XML) sur la plateforme Comarch EDI.
  • Conversion de la facture dans un format compatible avec le système national de facturation électronique KSeF XML.

Étape 2 : Authentification de la facture dans le système national de facturation électronique (KSeF)

Le processus comprend : 

  • Autorisation à l'aide du jeton d'authentification du client.
  • Envoi de la facture au système national d'e-facture au format KSeF XML.

Étape 3 : Téléchargement des statuts et de l'ID KSeF pour une facture donnée dans Comarch EDI

  • Téléchargement des statuts de retour KSeF et transmission à l'émetteur de la facture.

Étape 4 : Réception de la facture

  • Réception de la facture dans le système interne du destinataire après authentification préalable par jeton. La facture est transférée au destinataire après conversion du format XML KSeF au format requis par le système du destinataire.
  • Le stockage des factures dans Comarch EDI Archive est facultatif. Les factures y sont stockées dans les formats source et KSeF XML, avec le statut de la facture et un accusé de réception officiel (UPO). De plus, l'historique de l'indisponibilité du KSeF et de la retransmission au système national d'e-facture est fourni.

Modèle Étendu

Ce modèle implique la prise en compte d'exigences supplémentaires et spécifiques du client en matière de traitement des factures, par exemple en incluant des validations commerciales.

Étape 1 : Envoi d'une facture à Comarch EDI

  • Envoi à Comarch EDI d'une facture créée dans un format natif.
  • Validation technique de la facture (conformité avec KSeF XML) sur la plateforme Comarch EDI.
  • Exécution de processus supplémentaires requis par l'émetteur, tels que la validation commerciale de la facture.
  • Conversion de la facture dans un format compatible avec le système national de facturation électronique KSeF XML.

Étape 2 : Authentification de la facture dans le système national de facturation électronique (KSeF)

Le processus comprend : 

  • L'autorisation à l'aide du jeton d'authentification du client.
  • Envoi de la facture au système national d'e-facture au format XML KSeF.

Étape 3 : Téléchargement des statuts et de l'ID KSeF pour une facture donnée dans Comarch EDI

  • Téléchargement des statuts de retour KSeF et transmission à l'émetteur de la facture.

Étape 4 : Réception de la facture

  • Réception de la facture dans le système interne du destinataire après authentification préalable par jeton. La facture est transférée au destinataire après conversion du format XML KSeF au format requis par le système du destinataire.
  • Le stockage des factures dans Comarch EDI Archives est facultatif. Les factures y sont stockées dans les formats source et KSeF XML, avec le statut de la facture et un accusé de réception officiel (UPO). En outre, l'historique de l'indisponibilité du KSeF et de la retransmission au système national d'e-facture est fourni.

Quels gains grâce à l'intégration de Comarch EDI avec KSeF ?

  • Challenge #1

    Toutes les factures doivent être structurées et conformes au KSeF.

    Bénéfices

    Comarch se charge d'adapter le format dans lequel vous envoyez vos factures aux exigences imposées par le KSeF. Vous ne perdez plus de temps à adapter manuellement chaque facture.

  • Challenge #2

    Mes clients et mes fournisseurs ont des exigences différentes en ce qui concerne les informations figurant sur les factures électroniques. Outre la vérification de la conformité des documents avec les spécifications du KSeF, j'ai également besoin d'une validation commerciale pour répondre aux attentes de mes partenaires.

    Bénéfices

    Avec Comarch, vous pouvez maintenir la validation des processus multi-documents. Grâce à cela, vous êtes sûr que toutes les informations requises sont incluses dans la facture, même si le KSeF ne l'exige pas.

  • Challenge #3

    Je veux avoir accès à tous mes documents chaque fois que je souhaite exporter une facture précédemment enregistrée dans KSeF - avec tout l'historique de ses statuts.

    Bénéfices

    Comarch vous permet de stocker des factures KSeF XML avec l'historique des statuts KSeF, le numéro d'identification de la facture ou l'UPO (confirmation).

  • Challenge #4

    Je veux que le système soit exploité par de véritables spécialistes ayant une grande expérience de projets similaires.

    Bénéfices

    Comarch a de nombreuses années d'expérience dans la réalisation de projets d'échange de documents électroniques, qui comprennent souvent la gestion de processus liés à l'envoi et à la réception de documents à destination ou en provenance d'institutions gouvernementales dans de nombreux pays.

    Caractéristiques de la facturation électronique en Pologne

    Le 19 janvier 2024, le ministre des Finances a annoncé que l'obligation de facturation électronique ne serait pas mise en œuvre comme prévu, à partir du 1ᵉʳ juillet 2024. Le 30 Avril 2024, le gouvernement a confirmé le report avec une entrée en vigueur en deux phases selon la taille des entreprises, 1ᵉʳ Février et 1ᵉʳ Avril 2026. 

    Format et plateforme

    • Le format de facture requis est en XML. Lorsque les factures électroniques sont transmises au KSeF, elles sont assorties d'un horodatage et d'un numéro d'identification unique (KSeF ID), et le récépissé officiel (UPO) est renvoyé à l'émetteur de la facture.
    • Pour l'émission de factures aux autorités publiques, une plateforme spéciale de facturation électronique a été mise en place : le portail PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania).
    • Le système national de facturation électronique s'appelle Krajowy System e-Faktur (KSeF).

    Processus

    • Une facture structurée doit être émise et reçue via le KSeF, à l'aide d'un logiciel d'interface.
    • Elle doit être au format électronique et créée conformément au modèle fourni.
    • Les factures électroniques doivent être présentées au format XML conformément à la structure logique des factures électroniques (FA_VAT).

    Intégrité

    Pour garantir l'intégrité et l'authenticité des factures électroniques, toutes les méthodes sont acceptées, comme la signature électronique qualifiée. Les données scellées par un cachet électronique qualifié bénéficient de la présomption d'intégrité et d'authenticité.

    Archivage

    Période de stockage 5 + 1 ans.

    Qu'est-ce que le KSeF - FAQ

    • Hamelin
    • La Redoute
    • Auchan Retail FR
    • Bic
    • MetroNom
    • Carrefour
    • Unilevers
    • Danone

    Quelques exemples d’implémentation chez nos clients

    • Hamelin

      Fournisseur leader sur le marché de la papeterie, Hamelin a choisi Comarch pour migrer sa plateforme EDI. Un projet d'envergure impliquant la connexion des 130 partenaires commerciaux du Groupe,  représentant 500 relations, dans 20 pays, pour un volume de 40 000 documents échangés par mois.

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    • La Redoute

      Pour accompagner sa croissance internationnale et l'augmentation du nombre de ses clients et partenaires commerciaux, La Redoute a fait le choix d'une solution EDI centralisée, capable d'optimiser la gestion des documents et la traçabilité des commandes en livraison directe.

      Découvrir le cas client

    • Auchan

      Depuis la décision d'Auchan de renoncer aux échanges de documents papier avec ses fournisseurs et de mettre en place des factures fiscales dématérialisées, Comarch a connecté plus de 1700 fournisseurs dans plusieurs pays, pour une moyenne de 60 000 documents échangés chaque mois.

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