KSEF

Qu'est-ce que le Système National
de Factures Électroniques
?

Le système national de factures électroniques (KSeF) est un système d'échange de données permettant d'émettre, de recevoir et de stocker des factures structurées. Il est également utilisé pour marquer les factures avec un numéro d'identification, ainsi que pour vérifier si ces factures sont conformes à un modèle spécifique. 

Le 1er janvier 2022, ce système sera introduit en Pologne dans un premier temps sans caractère obligatoire. Le ministère polonais des finances souhaite que KSeF devienne obligatoire en 2023 (après avoir obtenu la décision de dérogation de la Commission européenne) et que la facturation électronique devienne obligatoire pour toutes les entités la même année.

Par conséquent, la Pologne est en train de devenir un autre pays de l'Union européenne (après l'Espagne, le Portugal et l'Italie) qui a décidé de changer le modèle de traitement électronique des factures en passant du modèle de post-audit au modèle d'apurement.

La timeline

Qu'est-ce qu'une facture structurée ?

Comme décrit dans le projet de loi sur la modification de la loi sur la taxe sur les biens et services (et plusieurs autres lois associées) adoptée par le Sejm de la République de Pologne :

"Une facture structurée est émise et reçue via le système national de factures électroniques à l'aide d'un logiciel d'interface ; elle possède un formulaire électronique et est créée conformément à un modèle fourni ..."

Une facture structurée doit être présentée au format XML conformément à la structure logique des factures électroniques (FA_VAT). Il s'agit donc du troisième type de facture après la facture papier et la facture électronique. Elle est émise par les contribuables utilisant le système KSeF et marquée d'un numéro identifiant cette facture dans le système.

Les factures structurées seront émises selon un modèle basé sur la structure logique présentée par le Ministère des Finances.

Comment le KSEF est censé fonctionner ?

L'accès au système national de factures électroniques peut être obtenu par un contribuable, une personne autorisée, une entité autorisée ou l'une des entités visées par  l'article 106c de la loi, à condition qu'ils soient autorisés à émettre (ou à accéder) à des factures structurées.

Le législateur doit prévoir la possibilité d'émettre une facture structurée directement dans le système (via une interface web) ou via le système financier et comptable du contribuable, conformément au modèle publié.

Lorsque les factures sont émises dans le système financier et comptable du contribuable, les documents doivent être livrés au KSEF via une connexion définie, par exemple, via EDI vers KSEF API.

Enregistrement des factures dans KSeF via Comarch EDI

En tant qu'opérateur d'échange de documents électroniques (y compris les factures électroniques), Comarch suit constamment les changements législatifs liés au droit polonais.

Nous sommes très impliqués dans le projet pilote KSeF. Nos spécialistes sont présents aux réunions au cours desquelles sont discutés les détails techniques du système, la spécification d'une facture structurée et la documentation API.

L'interface API doit permettre l'intégration de Comarch EDI (utilisé par des milliers de clients en Pologne et à l'étranger) avec le système national de factures électroniques.

Cela signifie qu'il sera possible pour tous les utilisateurs de notre plateforme d'envoyer et de recevoir des factures électroniques vers/depuis KSeF. Comarch EDI assurera également une conformité totale avec les dernières réglementations légales et la transparence du flux de toutes les factures (et de leurs statuts).

En savoir plus sur Comarch EDI

A quoi ressemble l'intégration de Comarch EDI avec KSeF ?

Modèles d’intégration

Après le lancement officiel du système national de factures électroniques en Pologne, les utilisateurs EDI de Comarch pourront choisir l'un des deux modèles par lesquels notre solution sera connectée à la plateforme gouvernementale. Le premier modèle implique l'échange de factures électroniques avec une validation de base (s'assurer que les factures sont entièrement conformes aux exigences du KSEF). Le second modèle inclut la validation dite "métier" requise par le contractant.

Expérience de la facturation électronique globale

En tant que fournisseur mondial de systèmes et de services pour l'échange de documents électroniques entre partenaires commerciaux, Comarch possède une vaste expérience dans l'optimisation des processus de comptabilité fournisseurs (AP) et de comptabilité clients (AR).

Depuis des années, nous apportons notre soutien aux entreprises opérant dans des pays où la facturation électronique est déjà obligatoire (comme la France, l'Espagne, l'Allemagne, la Turquie et l'Italie) et dans des pays où cette obligation est sur le point d'être introduite (par exemple, en Pologne, où, selon l'annonce du ministère polonais des finances, le mécanisme de facturation électronique sera basé sur la solution italienne).

Nous suivons en permanence les changements apportés aux politiques de facturation électronique dans le monde entier, et nous modifions nos solutions et nos services afin d'être toujours en parfaite conformité avec les dernières réglementations.

  • Hamelin
  • La Redoute
  • Auchan Retail FR
  • Bic
  • MetroNom
  • Carrefour
  • Unilevers
  • Danone

Quelques exemples d’implémentation chez nos clients

  • Hamelin

    Fournisseur leader sur le marché de la papeterie, Hamelin a choisi Comarch pour migrer sa plateforme EDI. Un projet d'envergure impliquant la connexion des 130 partenaires commerciaux du Groupe,  représentant 500 relations, dans 20 pays, pour un volume de 40 000 documents échangés par mois.

    Voir l'étude de cas

  • La Redoute

    Pour accompagner sa croissance internationnale et l'augmentation du nombre de ses clients et partenaires commerciaux, La Redoute a fait le choix d'une solution EDI centralisée, capable d'optimiser la gestion des documents et la traçabilité des commandes en livraison directe.

    Découvrir le cas client

  • Auchan

    Depuis la décision d'Auchan de renoncer aux échanges de documents papier avec ses fournisseurs et de mettre en place des factures fiscales dématérialisées, Comarch a connecté plus de 1700 fournisseurs dans plusieurs pays, pour une moyenne de 60 000 documents échangés chaque mois.

    Découvrir le cas client
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