Document Management System

Workflow documentaire et processus métier

Quel que soit le type d’activité, chaque entreprise requiert une gestion efficace des documents - en particulier leur enregistrement et leur diffusion au sein de l'entreprise. Les documents traités sont étroitement liés aux procédures de travail établies. Ils nécessitent une vérification, une analyse et une approbation par de nombreux employés à différents niveaux de la structure organisationnelle de l'entreprise. Notre application rationalise donc le workflow documentaire dans votre entreprise grâce à la modélisation des processus et des tâches au sein de l'entreprise.

Comarch DMS (Document Management System) est un outil permettant de modéliser facilement différents types de processus liés à la circulation des documents. Ses fonctionnalités avancées vous aideront à mettre en œuvre et à rationaliser des processus tels que la circulation électronique des factures, des contrats, des rapports ou des demandes des employés, et le traitement des demandes ou de la documentation technique.

A propos de Comarch DMS

DMS - Avantages et Fonctionnalités

  • Gestion complète de la correspondance de l’entreprise, à la fois au niveau du système et de l'application Web
  • Protection contre la perte de données en cas de perte ou de destruction d'un document papier - stockage électronique des documents
  • Téléchargement rapide des documents numérisés vers le système grâce à l'importation automatique
  • Rentabilité grâce à la réduction du nombre documents papier traditionnels
  • Tâches exécutées plus rapidement grâce à une sélection précise des collaborateurs responsables d'une étape donnée
  • Contrôle du planning grâce à l'analyse du temps nécessaire au traitement d'un document à une étape donnée
  • Accès à des informations constamment mises à jour sur le statut d'un document enregistré
  • Possibilité de travailler sur des documents de n'importe grâce à une simple connexion Internet
  • Rappels concernant les documents en attente de décision
  • Automatisation du travail et réduction du temps nécessaire au traitement des documents électroniques

Workflow des documents électroniques totalement intégré aux systèmes ERP :

Comarch DMS coopère avec les fonctions des systèmes ERP Comarch telles que l'association de documents et la description analytique. En fonction du système ERP utilisé, l'ensemble des fonctionnalités disponibles peut varier. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations.

Modélisation flexible des processus et du workflow

Dans Comarch DMS, les processus sont modélisés dans un éditeur intuitif. Au fur et à mesure que les étapes suivantes sont définies, l'application construit un diagramme composé de cases reliées par des flèches spécifiant la direction du workflow et du flux d'informations. L'utilisateur spécifie des autorisations à chaque étape du flux. Elles peuvent être limitées à un employé spécifique, à un groupe d'employés occupant le même poste ou travaillant dans le même service.

Lors de la définition d'une étape, il est possible de spécifier les conditions qui doivent être remplies pour qu'un document soit transmis à une étape spécifique.

Par exemple, la saisie d'informations sur la valeur d’une facture enverra un document à l'approbation du président de la société uniquement si la valeur dépasse, par exemple, 1 000 €. Sinon, il sera envoyé au directeur. L'utilisation de conditions dans le traitement des documents n'est pas limitée aux valeurs numériques. Elles peuvent aussi faire référence à n'importe quel élément du document. De plus, à chaque étape d'un processus en cours, l'utilisateur peut être informé par e-mail qu'un nouveau document lui a été transmis, qu’un document a expiré ou qu'une décision spécifique doit être prise sous peu. L'utilisateur n'a alors qu'à cliquer sur le lien pour pouvoir prendre une décision concernant la demande, le contrat ou la facture.

Conformité aux procédures ISO

Comarch DMS permet le traitement des tickets liés aux procédures ISO applicables dans une entreprise.

Dans le cadre de l'application, il est possible de :

  • créer un référentiel de documents présentant des procédures particulières
  • soumettre des suggestions d'amélioration (kaizen - amélioration continue)
  • signaler les problèmes nécessitant des actions correctives et préventives
La flexibilité de l'outil vous permet d'ajuster rapidement les chemins afin qu'ils soient conformes à une procédure spécifique si cette procédure est modifiée.

Mode multi-entreprises

Comarch DMS prend en charge le mode multi-entreprise. Ceci permet aux groupes de sociétés et aux holdings composés de plusieurs sociétés de gérer des documents en un seul endroit. L'application permet de définir des processus en utilisant les données de toutes les entreprises travaillant avec les systèmes Comarch ERP XL ou Comarch ERP Optima.

 

Accès à l'information

A partir de la liste des documents, l'utilisateur peut accéder aux informations les plus importantes sur les processus attribués. Les colonnes de la liste présentent des détails sur le processus auquel appartient un document donné, le statut du document, le temps restant pour le traiter ou le délais sous lequel il sera automatiquement transmis à l'étape suivante. Les documents dont la date de traitement a expiré sont affichés en haut de la liste. La possibilité de marquer les étapes avec des couleurs augmente la lisibilité de la liste présentée, et une fonction de filtre avancé facilite la recherche de documents en fonction des informations contenues dans les demandes ou les factures.

  

Coopération avec les logiciels OCR

La version 2019.2 du système Comarch DMS coopère avec le service OCR Comarch (Optical Character Recognition), qui reconnaît le texte des fichiers graphiques (par exemple pdf, jpg) et le traite en données commerciales spécifiques telles que le numéro d'identification fiscale du contractant, le numéro de compte bancaire ou le taux de TVA. L'utilisation de la technologie OCR dans la circulation des documents réduit considérablement le temps nécessaire pour remplir une facture et limite le risque de saisie incorrecte des informations.

Dans Comarch DMS, l'utilisateur indique les fichiers à partir desquels les données doivent être traitées et reçoit par la suite une liste de résultats avec des informations sur l'état de la reconnaissance des données. Après avoir reconnu le fichier graphique, l'opérateur peut transférer les données obtenues au workflow en un seul clic, où il suivra le chemin d'acceptation approprié. À tout moment du processus, il est possible de générer des documents pour le système ERP sur la base des documents en circulation. Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour Comarch ERP XL et Comarch ERP Optima, et sera bientôt lancée pour Comarch ERP Altum. Grâce à l'ouverture du système Comarch DMS, il est possible de préparer des procédures / fichiers par lesquels ces données seront transférées vers d'autres systèmes ERP.

Dans l'application Comarch DMS, il est également possible de travailler avec n'importe quel système OCR qui enregistre les données reconnues dans une base de données locale, mais aussi d'utiliser plusieurs types de programmes OCR dans une même installation Comarch DMS.

Accessible sur tous les devices : ordinateur ou mobile

Comarch DMS vous permet de travailler sur quatre plateformes. L’utilisateur a en effet le choix de travailler sur une application de bureau ou web en deux variantes (ordinateur ou mobile) et dans des versions mobiles dédiées disponibles sur les plateformes iOS et Android. Ainsi, il est possible pour les employés qui ne sont pas physiquement présents dans l’entreprise de gérer des documents et d’accepter les demandes.

Analyse des processus mis en œuvre

Un module de reporting est disponible dans le système Comarch DMS pour présenter les données sur les documents traités sous forme de tableaux et de graphiques. Un créateur de rapport et des instructions sont fournis avec l'application. Vous pouvez ainsi rapidement vérifier le temps de traitement des documents dans un chemin d'acceptation donné ou identifier les goulots d'étranglement des processus mis en œuvre.

Automatisation des processus

Le système Comarch DMS est équipé de mécanismes permettant d'automatiser certains processus et activités. Pour économiser le temps nécessaire à la saisie de valeurs dans des champs individuels des documents, il est possible d'indiquer les règles selon lesquelles le système entrera lui-même les valeurs appropriées. Mais l’automatisation du système Comarch DMS ne consiste pas seulement au remplissage automatique de documents, mais concerne également le traitement automatique de documents à travers les étapes suivantes d'un chemin définie. Grâce à la transmission automatique des documents, vous pouvez contourner les goulots d'étranglement des processus (par exemple, une longue mise en œuvre par les employés) et utiliser le temps gagné pour mettre en œuvre d'autres processus essentiels à l'entreprise.

Pendant le traitement automatique, Comarch DMS vérifiera les règles définies et traitera le document à travers les étapes appropriées, laissant la possibilité d'une approbation manuelle si c'est une étape nécessaire.

L'automatisation des processus est bien sûr complétée par le service Comarch OCR, qui supprime l’intervention humaine au processus de saisie des factures. Le système télécharge les scans de factures, traite les données qui y sont contenues et transmet les documents prêts pour un traitement ultérieur.

  

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