Comment l’EDI Mobile améliore l'efficacité des processus logistiques
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Toutes les entreprises de logistique à travers le monde ont le même leitmotiv : évoluer le plus rapidement possible. Les solutions EDI le permettent en vous apportant un contrôle absolu sur les données, nécessaire à la gestion de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. C'est ainsi que l'EDI accompagne les entreprises depuis des décennies. Sa version mobile est aujourd’hui au cœur de toutes les attentions.
L'EDI (Echange de Données Informatisé) existe dans les processus commerciaux depuis les années 1960, lorsque l'industrie du transport, menée par Ed Guilbert, a développé un format de messagerie électronique pour envoyer des informations d'expédition et de fret. Mais ce n'est qu'en 1973, lorsque le premier canal de communication FTP a été mis en place, que cette solution a réellement pu être mise en place. Il aura encore fallu attendre quelques années pour adapter et faire accepter les spécifications nationales EDI. De plus en plus d'industries ou secteurs d’activité, tel que le retail, ont commencé à utiliser des messages électroniques afin d'améliorer les flux de données entre les partenaires, ce qui a amené à l’émergence de normes et à la démocratisation de la technologie. Il est clair que l’EDI a évolué en raison des besoins sans cesse croissants des entreprises. Une des dernières évolutions est la mobilité.
EDI Classique Vs EDI Mobile
Comme les utilisateurs accèdent à l'EDI en utilisant un réseau VAN ou divers canaux Internet, les évolutions techniques liées au mobile ont permis le développement de solutions EDI Mobile, avant tout pour des industries ciblées et des clients bien spécifiques. Quelles sont les principales différences entre les versions Classique et Mobile ? L'EDI classique fait généralement référence à l'échange de documents électroniques, en utilisant un canal de communication standardisé et une norme de format électronique prédéfinie pour les messages. Ceux-ci peuvent être X12 pour le retail, VDA pour l'automobile, EDIFACT pour l'industrie de la logistique, et bien d'autres selon le domaine et les besoins du client.
L'EDI mobile, quant à lui, fait référence à l'utilisation d'une application mobile pour envoyer ou recevoir des messages EDI, encore une fois en utilisant un format spécifique au client. Les données EDI sont également facilement accessibles en utilisant diverses applications mobiles, de la même manière que le cloud et d'autres plateformes sont utilisées, donnant plus de flexibilité aux utilisateurs, surtout si leurs applications sont synchronisées. La version mobile peut offrir une variété d'avantages et améliorer l'efficacité de nombreux processus en envoyant des notifications de livraison, en permettant une gestion simple des documents et étant accessible n’importe où n’importe quand. Alors, pourquoi l'EDI mobile est particulièrement plébiscitée en logistique ?
6 actions que l’EDI Mobile facilite
Imaginons un entrepôt avec un rôle spécifique au sein de la chaîne d'approvisionnement. De nombreux processus dépendent les uns des autres et si une seule pièce du puzzle n'est pas correctement placée, l'image entière est faussée. Il est donc important d'effectuer toutes les tâches à temps et de maintenir une bonne communication entre toutes les parties prenantes. L'utilisation d'applications mobiles connectées aux systèmes est tout simplement plus pratique et rapide, car vous pouvez faire beaucoup de choses directement depuis votre entrepôt. Entre autres, l'EDI mobile vous permet, ainsi qu'à vos partenaires commerciaux de :
1. Mettre à jour le statut de livraison
Dans le passé, ces statuts étaient mis à jour manuellement et en utilisant différentes méthodes. L'EDI mobile permet aux clients et fournisseurs, ainsi qu'aux opérateurs logistiques, d'échanger des informations non seulement en temps réel mais aussi presque automatiquement. Cela réduit les processus chronophages, élimine le risque d'erreurs et améliore les performances.
2. Scanner directement les étiquettes ou les codes QR
La numérisation directe des QR Codes ou d'étiquettes réduit non seulement les erreurs et le temps de traitement, mais améliore également la communication entre l'opérateur et le fournisseur. Cela permet de surveiller en temps réel la localisation des marchandises et peut également jouer en faveur de la réputation des entreprises logistiques en soulignant leur flexibilité et leur adaptation rapide aux innovations numériques.
3. Signer les commandes ou les avis d'expédition
La signature des commandes et des avis d'expédition renforce la sécurité des processus tout en offrant à tous la commodité du suivi du flux de travail. Ne pas commencer par le processus sans papier, qui, en plus d'être respectueux de l'environnement, permet également d'obtenir un retour sur investissement rapide et de réduire les erreurs.
4. Vérifier l'état et la qualité du produit
Pouvoir examiner l'état et la qualité des produits peut vraiment aider les opérateurs logistiques à mieux gérer les éventuels problèmes. Ils peuvent réagir beaucoup plus rapidement, communiquer facilement avec les parties qui rencontrent des difficultés et, par conséquent, créer plus de confiance dans le flux de travail.
5. Communiquer en temps réel avec les partenaires sur tout problème
Communiquer en temps réel peut aider à prévenir de nombreux problèmes, tels que des problèmes d'emballage, des changements de commande de dernière minute, des incidents, des informations manquantes, .... Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également d'améliorer la fiabilité et la confiance entre toutes les parties, en les aidant à proposer des solutions de remplacement dans des temps records.
6. Vérifier l'état de la livraison en temps réel tout au long du processus
Encore une fois, cette visibilité de bout en bout accélère l'ensemble du processus et réduit le nombre d'erreurs. Cependant, il est crucial de noter que la surveillance en temps réel donne une vue d'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Cela évite les problèmes de communication en apportant au fournisseur et au détaillant des informations sur le qui et quand. Vous ne voudriez pas appeler votre client pour lui demander comment les marchandises sont livrées alors qu'il est encore sur la route ?
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Le potentiel croissant des applications Mobile EDI
Les opérations logistiques sont souvent complexes, avec des besoins sans cesse croissants des clients auxquels il faut pouvoir répondre. Par conséquent, les entreprises doivent choisir intelligemment les applications au cœur de leurs processus. Certaines entreprises ont mis en place des mesures d'aide à la numérisation directe des étiquettes logistiques, permettant une réception des marchandises sans papier grâce à l'utilisation d'applications dédiées prouvant la livraison. De telles applications sont déjà largement utilisées par les coursiers et les entreprises les adaptent désormais aux solutions sans papier B2B. Cela améliore considérablement la précision des documents et autres types de données qui peuvent être directement tracés via une application connectée aux systèmes EDI classiques. D'autres entreprises utilisent des applications mobiles qui leur permettent de scanner directement un code-barre, présent sur le document du transporteur, permettant alors le déblocage du paiement de la facture associée. Ce système est fréquemment utilisé dans le Retail.
De plus, pour les personnes impliquées dans le processus et qui voyagent souvent, comme les responsables commerciaux, les applications EDI mobiles permettent de surveiller les flux de données et l'état des commandes en temps réel, depuis leurs smartphones. De nombreuses applications incluent également des tableaux de bord analytiques. Un autre exemple est celui des applications qui aident les acteurs de la chaîne d'approvisionnement à confirmer les commandes directement depuis leur appareil mobile, à les transmettre à d'autres collègues ou à émettre des factures. Alors que le potentiel des logiciels EDI augmente, nous pouvons nous attendre à ce que de plus en plus de ces fonctionnalités soient bientôt disponibles également sur les appareils mobiles.
C'est mobile, mais est-ce sécurisé ?
Le passage au mobile soulève souvent des questions liées à la sécurité. Certains entrepreneurs s'inquiètent de la fiabilité des applications mobiles EDI, de l'accès externe aux informations sensibles, des violations de données et de possibles cyberattaques. C'est pourquoi, lorsqu'elles recherchent un fournisseur de solutions EDI, les entreprises de logistique recherchent généralement un partenaire IT de confiance et expérimenté. Nos équipes s'assurent qu'il n'y a pas de fonctionnalités “gadget” qui pourraient augmenter le risque d'utilisation des applications mobiles, telles que l'accès aux médias sociaux, .... la gestion des droits utilisateurs constitue également une autre mesure de sécurité pour pallier d’éventuels risques. Un codage solide, des tests, des mises à jour indirectes et régulières assurent également la fiabilité de l'EDI mobile. Enfin, l'authentification à plusieurs facteurs, les techniques cryptographiques et le chiffrement des données minimisent le risque d'accéder, de modifier ou de détruire des informations sensibles ou encore d'interrompre les processus métier normaux.
Le processus rapide de digitalisation des entreprises, principalement dû à la crise de Covid-19, entraîne un besoin croissant d'innover et d'automatiser divers processus dans le secteur de la logistique. Les opérateurs logistiques se sont développés et sont souvent les premiers à utiliser les nouvelles technologies qui peuvent améliorer leurs processus au cœur de réseaux en expansion. Ainsi, en plus de systèmes EDI classiques, les entreprises recherchent des solutions mobiles pour aller encore plus loin, vers des opérations encore plus numérisées et automatisées sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.