3 manières de traiter les données de facturation – laquelle est la meilleure ?

Piotr Jagiello, Directeur Conseil chez Comarch, nous fait découvrir les différentes technologies qui vous permettront d’améliorer votre stratégie d'échange des documents, pour ensuite établir des relations plus solides et pérennes avec vos partenaires commerciaux et vos clients.

L'échange de documents, ça donne quoi en ce moment ?

Pensez un instant à l'échange de documents sur papier et au fait qu'il est à l'origine d’un grand nombre de difficultés pour beaucoup d'entreprises. Si vous envoyez et recevez des centaines (voire des milliers) de factures non structurées chaque jour, il y aura des erreurs et certaines d'entre elles vous coûteront beaucoup d'argent, de temps et d'énergie. Il suffit qu'une personne de votre service comptable parte en vacances et oublie une facture sur son bureau quelques jours auparavant. Les factures papier se perdent facilement ou sont oubliées lorsqu'elles parviennent au destinataire, tandis que les fournisseurs et partenaires commerciaux s'énervent très facilement lorsque la paperasse devient la norme de vos échanges.

Certaines entreprises tentent de remédier à cette situation, mais elles ne font qu'aggraver les choses en jouant au quitte ou double avec leurs paiements. Certaines d'entre elles perdent le contrôle et transfèrent parfois l'argent deux fois pour une seule facture, ou n'envoient pas d'argent du tout. D'autres, qui tentent d'imiter les plateformes d'automatisation d'échange de documents, fixent des seuils différents sur des factures sur lesquelles elles n'ont aucun contrôle, ce qui entraîne toutes sortes de problèmes en aval facilitant ainsi la fraude. L’un des plus gros problèmes est qu'il est presque impossible de faire des prévisions de dépenses lorsque vos flux de trésorerie ne sont pas structurés ; quand le traitement manuel des documents prend quelques semaines et que personne ne semble savoir quand (ou si) il sera payé.

Heureusement, grâce aux nouvelles technologies, vous pouvez non seulement résoudre les problèmes énumérés ci-dessus, mais aussi apporter diverses améliorations aux processus de votre réseau de chaîne d'approvisionnement et, en fin de compte, établir des relations plus solides avec vos partenaires commerciaux. Bien entendu, certaines de ces technologies/méthodes de traitement des données sont meilleures que d'autres. La question à laquelle nous allons maintenant tenter de répondre est la suivante : laquelle d'entre elles est la meilleure ?

Voici donc, sans plus attendre, 3 moyens de traiter les données de facturation :

1.  Reconnaissance optique de caractères (OCR pour optical character recognition)

La première méthode/technique, probablement la plus populaire pour extraire des informations de documents non structurés et les traiter, est l'OCR, qui est un moteur piloté par logiciel qui identifie les caractères de chaque texte et les transforme en code informatique. Capable de collecter des données à partir de factures papier et pdf (et de divers autres documents), l'OCR peut vous aider à automatiser certains processus d'échange de données et à réduire les coûts opérationnels (avec une certaine marge) en comparant les informations qu'il recueille avec les données de base, en effectuant la "triple correspondance" et en garantissant un onboarding facile.

Cependant, l'OCR a ses limites. Par exemple, vous ne pouvez pas être sûr à 100% que les données extraites d'un document particulier soient totalement correctes. Si vous avez des doutes, vous devez vérifier si les informations présentées dans la version numérique correspondent à ce qui a été imprimé sur la page. Si vous ne vérifiez pas cela, des erreurs peuvent se produire. Et si elles se produisent, quelqu'un devra les corriger, soit au stade de l’OCR, soit, pire encore, lorsque le service comptable reviendra vers vous.

Ensuite, vous devez tenir compte du fait que, sur le long terme, l'OCR est plus coûteuse que certaines des solutions que nous aborderons plus bas. Sans compter qu'il peut également y avoir des problèmes avec les documents écrits dans d'autres langues que la vôtre, surtout lorsqu'il s'agit de langues "de droite à gauche", que de nombreux systèmes d'OCR ne prennent pas en charge.

Finalement, l'OCR semble avoir ce qu'il faut pour effectuer le travail d' “ extraction des données de facture ", mais ne semble pas être la solution de gestion des documents la plus optimale.

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2. Facturation électronique

La deuxième méthode consiste à utiliser un système de gestion des données ou un portail, pour échanger des factures électroniques préparées dans le format approprié. Pas de papier = moins de problèmes. La plupart de vos processus d'échange de données sont automatisés, vos données sont stockées en toute sécurité et vous pouvez y accéder quand vous le souhaitez. De plus, avec la facturation électronique, vous pouvez être sûr que chaque facture électronique parviendra à son destinataire.

Vous avez probablement remarqué que de nombreux pays (notamment en Europe) ont déjà introduit des réglementations qui rendent la facturation électronique B2G obligatoire. La plupart des entreprises soutiennent ces changements car elles savent que le passage au numérique leur facilite la vie. De ce fait, on s'attend à ce que, bientôt, la communication B2B obligatoire soit également introduite dans de nombreuses régions du monde.

En raison de cette "révolution de la facturation électronique", les gouvernements travaillent d'arrache-pied pour développer et mettre en place leurs portails de facturation électronique et leurs normes documentaires. Cela ne signifie pas pour autant qu'il n'existe aucune alternative. Des fournisseurs tels que Comarch ont créé des systèmes capables de valider et de convertir automatiquement chaque facture que vous envoyez ou recevez et qui sont entièrement conformes aux dernières réglementations légales. Vous pouvez donc les utiliser pour automatiser également vos processus de facturation AP/AR.

Il est également important de souligner qu'avec la facturation électronique, l'intégration des partenaires ne vous coûte pratiquement rien. Dans le même temps, la qualité de vos données et de vos relations commerciales peut s'améliorer considérablement.

S'il y a un problème avec la facturation électronique, nous pensons qu'il est lié au fait qu'il n'existe qu'un seul format de document par pays. Pourquoi ? Parce que certains formats peuvent ne pas correspondre aux exigences de vos partenaires commerciaux. La facturation électronique ne fonctionne que si toutes les parties suivent les mêmes règles. 

3. Échange de Données Informatisé (EDI)

La dernière méthode pour extraire et traiter les données des factures consiste à utiliser un système EDI. Avec l'EDI, vous obtenez des données qualitatives. En d'autres termes, vous pouvez être sûr que les documents que vous envoyez et recevez sont corrects et entièrement conformes aux exigences des partenaires commerciaux.

L’EDI est considéré comme la solution la moins coûteuse (à long terme) parmi les trois présentées dans cet article.

Pour que celle-ci fonctionne, les partenaires commerciaux doivent choisir un seul canal de communication (par exemple, sFTP, AS2) et un seul format de document (par exemple, XML, flatfile, IDoc). En général, l'un des partenaires accepte d'utiliser le format que l'autre préfère, ou les deux choisissent un format spécifique au secteur. Ce qui est également formidable avec l'EDI, c'est que les pièces jointes fournies sous une forme structurée (flatfile, CSV ou XML) peuvent être traitées et validées automatiquement.

L'intégration peut prendre un certain temps, et l'installation peut être un peu coûteuse, mais comme nous l'avons dit, sur le long terme, l'EDI est plus économique. Vous pouvez considérer l'acquisition d'un système EDI comme un investissement rentable. Et pour ceux qui veulent éviter le processus de mise en œuvre du système, il y a toujours la possibilité d'utiliser une application EDI basée sur le Web.

En général, avec cette solution, vous bénéficiez de tous les avantages d'une plateforme de facturation électronique innovante et plus encore. Un système d'échange de données informatisé est la meilleure option pour toutes les grandes entreprises et organisations.

Et le gagnant est...

L’EDI. Compte tenu de la robustesse, de la fiabilité, de la sécurité et de l'innovation des systèmes EDI d'aujourd'hui, nous pensons qu’il n’y a pas mieux. Bien entendu, l'OCR et la facturation électronique ne sont pas pour autant sans valeur, car ce sont toutes deux des méthodes très efficaces. En fin de compte, tout dépend des exigences, des besoins et du budget de votre entreprise.

Cependant, il faut aussi dire que même le meilleur système d'échange de données au monde ne fera pas de miracles si les processus et les politiques de votre entreprise (et de vos partenaires) présentent des failles. Par conséquent, avant de commencer à utiliser l'une des solutions dont nous avons parlé ici, vous devez structurer votre communication avec les fournisseurs, c'est-à-dire créer des règles qui vous aideront à rationaliser vos flux de documents.

Lire notre dernier dernier blanc sur la Migration EDI dans un contexte international