Retail & grande distribution : comment réussir la transition vers la facture électronique

Le retail est un des secteurs les plus exposés aux défis de l’e-invoicing : volumes colossaux, diversité des canaux, contraintes TVA et e-reporting. Entre magasins, marketplaces et e-commerce, les directions financières doivent fiabiliser et automatiser des flux massifs pour rester conformes. Découvrez comment Comarch accompagne cette mutation vers une facturation électronique maîtrisée.

Retail & Grande Distribution : comment les entreprises se préparent à la facturation électronique ? 

Le retail est sans doute un des secteurs les plus exposés aux défis de l’e-invoicing. Entre les ventes on et off line, les franchisés et les tickets de caisse, les directions financières jonglent avec des millions de données chaque jour. La réforme vient ajouter une couche de complexité, exigeant de nouveaux flux pour parvenir à la conformité. Autrement dit : faire du neuf sans perdre le contrôle.

Les enjeux spécifiques du retail et de la grande distribution 

→     Les volumes de données

Entre les ventes en caisse, les commandes en lignes, les retours, avoirs ou remises, cela en fait un des secteurs avec le plus de volume de transaction. Les directions financières doivent donc composer avec une extrême densité et diversité de flux. 

Pour la facturation électronique, cela rend évidemment les choses encore plus complexes puisqu’il s’agit de traiter, agréger et consolider des millions de données ! Et cela en évitant les doublons ou les erreurs… Si les grands groupes disposent généralement d’architectures IT éprouvées et capables de gérer ces flux, ils doivent aujourd’hui se mettre en conformité au regard des attendus spécifiques de la réforme. 

→     La diversité des flux

Justement, la diversité des flux dans le secteur du retail est impressionnante ! Au-delà des typologies d’opérations (ventes, factures, retours…), il faut également prendre en compte l’hétérogénéité des typologies de partenaires d’échange: fournisseurs, franchisés, B2C, marketplace, click&collect… Souvent, les règles fiscales (notamment la TVA) vont différer et supposent d’adopter une organisation spécifique. En effet, il s’agit de distinguer les factures électroniques (B2B) et les factures B2C (qui feront l’objet d’un e-reporting). Tout l’enjeu est de parvenir à orchestrer ces flux correctement puis les transmettre à la plateforme agréée (PA). 

→     L’organisation multi-sites

La multiplicité des sites, magasins ou canaux de vente, ajoute encore en complexité au moment de définir une organisation cible pour satisfaire aux exigences de la réforme de la facture électronique. Le mode décentralisé des grands groupes oblige la mise en œuvre d’une gouvernance rigoureuse de la donnée tout en opérant de nombreuses consolidations comptables. Plus que jamais, un système de hub ou de collecteur est indispensable pour disposer d’une vision centrale des flux. Alors que les acteurs du retail ont généralement connecté leurs différentes entités à une plateforme commune, de nouveaux chemins doivent être définis pour se mettre en conformité par rapport à la réforme. 

Comment adapter les flux de facturation ? 

Pour satisfaire aux exigences de la facture électronique, l’idée est de mettre les flux à plat pour obtenir une segmentation fine et claire de l’ensemble des opérations : B2C, B2B, ventes en ligne, etc. En identifiant la nature des transactions, il s’agit alors de définir : 

→     Les formats de factures (Factur-X, UBL, CII), 

→     Les modes de transmission 

→     Les délais de reporting imposés par l’administration. 

Pour faciliter la gestion de ces nouveaux flux, les directions financières vont chercher à automatiser le plus grand nombre possible d’opérations, notamment pour contrôler l’exactitude des taux de TVA. Des dispositifs de vérification en temps réel peuvent être mis en place afin de réduire les erreurs ou éviter de bloquer la facturation. 

Enfin, il ne faut pas négliger la dimension traçabilité, ce qui suppose de disposer d’une gouvernance interne solide. La DAF, la DSI et les équipes métiers doivent collaborer pour fiabiliser la donnée à la source et fluidifier les flux de facturation. 

Comment gérer l’obligation d’e-reporting ?

Pour les acteurs du retail, la réforme de la facturation électronique impose un traitement particulièrement pour les factures avec les particuliers (B2C) : ventes au comptoir, tickets de caisse ou factures simplifiées. Celles-ci ne sont pas transmises directement aux clients finaux via la PA mais seront envoyées à l’administration sous forme d’e-reporting. Quelles sont les principales informations à faire figurer ? 

→     Agrégation journalière du CA

→     Montant HT par taux d’imposition, 

→     Montant total de TVA, 

→     Date, 

→     Type d’opération, 

→     …

En termes d’organisation IT, les directions financières vont chercher à fiabiliser et automatiser les remontées d’information issues des systèmes de caisse, de l’e-commerce ou du CRM. Il s’agira de calibrer correctement les flux pour gérer la forte volumétrie des opérations tout en veillant à obtenir une vision consolidée des informations. 

Bien choisir sa plateforme agréée dans le retail

Dans le secteur du retail et de la grande distribution, vous devez vous assurer que l’éditeur dispose d’une expérience solide pour gérer les fortes volumétries de données (factures, opérations, calculs…) et la diversité des sources (magasins, e-commerce, marketplaces…). De fait, la PA doit pouvoir absorber ces flux tout en garantissant leur conformité avec les bons formats. 

L’interopérabilité des systèmes est également fondamentale. L’éditeur doit ainsi offrir des canaux de communication robustes et sécurisés pour connecter les différents systèmes à la PA et éviter anomalies ou erreurs.