Facture électronique : quels risques en cas de non-conformité ?

Facture électronique obligatoire : quels sont les vrais risques en cas de non-conformité ?

La réforme de la facture électronique va pousser les entreprises à encadrer et sécuriser encore davantage leurs processus de facturation. Pour autant, malgré les PA et le PPF, la conformité ne sera pas « by design », comme le dit l’adage. En effet, mal préparée, une entreprise s’expose non seulement à des amendes mais aussi à de véritables risques opérationnels. Éléments d’explications…

  
Avec l’obligation progressive de facturation électronique qui s’impose à toutes les entreprises françaises entre 2026 et 2027, la conformité ne doit pas être considérée comme un sujet technique uniquement réservé à la direction financière. Bien au contraire, elle devient un enjeu stratégique impliquant le top management mais aussi la fiscalité, l’IT, les opérations, etc. De fait, les risques associés à une mauvaise mise en œuvre sont bien plus vastes qu’on ne l’imagine.

Facturation électronique : les sanctions prévues par la loi

La réforme française de la facturation électronique s’articule autour de deux volets obligatoires, à savoir l’e-invoicing (émissions et réception des factures électroniques) et l’e-reporting (transmission des données à l’administration). Pour chacun de ces volets, en cas de non-conformité, l’entreprise s’expose à de nouvelles sanctions : 

→    Les sanctions liées à l’e-invoicing
En cas de non-émission d’une facture au format électronique conforme, une amende de 50 € par facture est prévue (au lieu de 15€).

Le montant des sanctions est plafonné à 15 000 € par an.

À noter : l’administration fiscale précise dans sa documentation officielle que la première infraction ne sera pas sanctionnée, si elle est corrigée rapidement.

→    Les sanctions liées à l’e-reporting

Pour les entreprises soumises à l’e-reporting, l’absence de transmission des données à la DGFIP (via le Portail Public de Facturation, ou PPF) est passible d’une amende de 500 € par transmission omise (au lieu de 250 €), également plafonnée à 15 000 € par an.

→    Les sanctions liées à la non désignation d’une PA

Une nouvelle sanction a également été introduite pour les entreprises n’ayant pas désigné une PA en réception. En effet, sans PA, ces entreprises ne peuvent recevoir de factures ce qui a un impact direct sur les entreprises qui sont déjà conforme. En cas de non conformité, les entreprises sont averties et ont 3 mois pour régulariser leurs situations sinon une pénalité de 500 € est appliquée. Si les entreprises n’engagent toujours pas de PA dans les 3 mois qui suivent, cette penalité passe à 1000€ et se renouvelle tous les 3 mois.

Mais ce sont surtout les risques opérationnels qui menacent les entreprises…

La facture électronique n’est pas qu’un enjeu comptable ou fiscal : elle est au cœur des enjeux commerciaux et financiers vitaux pour l’activité des entreprises.  En cas de non-conformité, les conséquences peuvent être immédiates et sévères sur les flux opérationnels.

→    Ne plus pouvoir émettre de factures

À l’entrée en vigueur de la réforme, les entreprises ne pourront plus transmettre leurs factures directement à leurs clients. Toute émission devra passer par une PA et respecter un format structuré. Sans cela, les factures seront bloquées… et les paiements aussi.

→    Désorganiser ses processus financiers

Si l’entreprise commet une erreur au niveau des formats, des données ou de la transmission, les factures peuvent être rejetées. Avec des conséquences diverses : 

●    Retard dans les paiements, ce qui peut fragiliser la trésorerie ou perturber la clôture comptable ;

●    Une TVA non déclarée dans les temps impartis ; 

→    Perdre en compétitivité

La facturation électronique (liée à la dématérialisation) permet de réaliser de nombreuses économies mais aussi de sécuriser des processus (baisse des erreurs, raccourcissement des délais de paiement…).  

Des effets systémiques pour les groupes opérant à l’international

Pour les groupes présents dans plusieurs pays, la diversité des modèles (clearance, post-audit, …) crée un risque de dispersion. Sans interopérabilité réelle ou vision consolidée, les filiales peuvent être confrontées à :
●    L’impossibilité d’émettre ou recevoir des factures dans certains pays ; 
●    Des surcoûts pour adapter localement des systèmes hétérogènes ; 
●    Une complexité accrue pour le contrôle de gestion ou les commissaires aux comptes. 
 

Penser aussi à l’impact sur la réputation

De la PME aux grands groupes, il reste essentiel aujourd’hui de faire attention à son image, qu’il s’agisse de participer à des appels d’offres ou d’éviter des citations négatives dans les médias. La non-conformité sur la facture électronique peut nuire à la réputation dans le sens où elle va inquiéter les partenaires (fournisseurs, clients,…), illustrer une forme de désorganisation ou attester d’un désintérêt envers ce qu’on pourrait nommer une « éthique fiscale ». 

Comment se mettre en conformité ?

La facturation électronique structure les formats et fluidifie les échanges, mais les entreprises doivent se montrer proactives pour être parfaitement conformes. Et ce à trois niveaux : 

1.    La solidité des processus au global et en local ; 
2.    La mise en place de référentiels stables et dynamiques pour éviter les erreurs ;
3.    La capacité à couvrir l’ensemble des cycles de facturation sans rupture de traçabilité. 

Ce que la PA Comarch vous apporte :

→    Une conformité automatisée et mondiale
Prise en charge native des formats et obligations en France, en Europe, en Amérique latine, en Asie…

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Mises à jour légales continues, directement appliquées dans la plateforme, sans rupture de service.

→    Une interopérabilité éprouvée
Connexion fluide avec vos ERP existants (SAP, Oracle, Sage, etc.) et avec les plateformes publiques (Portail Public de Facturation, Peppol, KSeF, SdI…).

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Conseil, support dédié, conduite du changement : vous n’êtes jamais seul face aux enjeux techniques et réglementaires.