Comarch ECM optimise les processus RH chez Rossmann
En Janvier 2014 Rossmann, la plus grande chaîne de parapharmarcie de Pologne, qui compte 900 magasins et emploie 12 mille personnes, a commencé à utiliser le système Comarch ECM pour traiter les documents relatifs aux employés. Le porte document employé a pour but de gérer les documents et les processus RH face à la forte croissance du réseau et des nouvelles embauches qui atteignent quelques milliers de personnes par an. Le principal avantage de la mise en œuvre est l'amélioration de la gestion des documents des employés et de leur disponibilité pour les personnes intéressées, tout en assurant le niveau de sécurité requis. Grâce au processus de numérisation des documents, la recherche et le support des données personnelles clés ont été considérablement améliorés. Dans le cadre des solutions Comarch ECM précédemment implémentées, 1,2 milliards de documents sont stockés.
- En raison du développement continu de l'entreprise et de l’augmentation significative des employés et des magasins - 900 magasins et 12 000 salariés - la gestion des dossiers du personnel en place était complexe et chronophage. Nous avons donc cherché une solution informatique qui rendrait plus facile, plus rapide et plus efficace le traitement de ces documents - dit Ilona Perużyńska - Zych, Directeur des Ressources Humaines et de la paie chez Rossmann.
En 2013, la société a décidé de numériser les dossiers des employés et, dans le cadre des activités du personnel, de passer à une version électronique des dossiers des employés existants. Les documents papier sont numérisés, triés et stockés depuis les archives papier et soutenus par le moteur de workflow afin de fournir un contrôle complet et l'exactitude des dossiers.
Comarch ECM et sa possibilité d'organiser les portes documents des employés aident à la fois dans le contrôle des documents eux-mêmes, ainsi en tant qu’informations clés sur les processus RH, à savoir le renouvellement des contrats, les formations ou les examens. Les managers reçoivent un accès électronique aux dossiers de leurs subordonnés, de sorte que le temps d'attente pour l'information nécessaire est réduit à quelques secondes - dit Maciej Dudek, Business Solution Manager Comarch ECM - En outre, le module BPM, soit Business Process Management, a mis en place un support électronique pour plusieurs processus RH, à savoir le transfert de fichiers dans les archives pour les employés en fin de contrat, la mise à jour des renseignements personnels ou des sanctions par exemple.
Comarch ECM dans le réseau Rossmann sera utilisé par plus de 200 utilisateurs. Une introduction d'environ 25 000 dossiers d'employés est prévue dans les années à venir.
Comarch ECM est un outil dans le domaine de l'Enterprise Content Management, qui permet d'une manière globale le contrôle du capital d’informations de l'entreprise recueillies dans les documents commerciaux. Comarch ECM fournit des solutions aux entreprises en Pologne, Allemagne, Autriche, Suisse et France. Parmi ses clients figurent Technicolor, Carrefour, ING, Nestlé Waters, Osram, Pfeifer & Langen, Coal Company.