Cas Client EDI - Groupe Phoenix

A propos du Groupe Phoenix

Le groupe Phoenix est l'un des principaux fournisseurs de soins de santé en Europe. Le Groupe est présent dans 26 pays et emploie plus de 39 000 personnes. L'entreprise bénéficie d'une présence commerciale sans équivalent dans le secteur en Europe et apporte une contribution importante aux soins de santé. Le groupe Phoenix se considère comme un lien entre les fournisseurs et les patients. Dans toute l'Europe, des fabricants de produits pharmaceutiques, des médecins, des hôpitaux, des prestataires d'assurance maladie et des patients bénéficient des services de l'entreprise. En tant que grossiste pharmaceutique disposant de 161 centres de distribution dans 26 pays, le groupe Phoenix fournit des médicaments et des produits de santé aux pharmacies et aux établissements médicaux. En outre, la société possède et exploite plus de 2 800 pharmacies dans 14 pays européens et offre des services sur la totalité de la chaîne de valeur dans l'industrie pharmaceutique.

Client : Groupe PHOENIX

Industrie : Grossiste en produits pharmaceutiques, pharmacies de détail, logistique et services pour l'industrie pharmaceutique

Taille : 161 centres de distribution, plus de 2 800 pharmacies propriétaires, présence dans 26 pays.

Employés : Plus de 39 000

Site web : https://www.phoenixgroup.eu/en

Enjeux commerciaux 

Dans l'industrie pharmaceutique, le courrier papier reste le moyen le plus courant d'acheminer les documents commerciaux.

Objectifs du projet

L'échange de documents par voie électronique sous la forme de fichiers structurés est non seulement moins coûteux, mais aussi plus rapide et plus sur. La réglementation sur la facturation électronique ne cessant d'évoluer, avec notamment l'obligation légale d'envoyer les factures par voie électronique, la numérisation de l'échange de documents semble inévitable à long terme.

Pourquoi Comarch ?

Le groupe PHOENIX était à la recherche d'un fournisseur capable d'offrir un ensemble complet de solutions pour la numérisation d'un large éventail de documents commerciaux dans le plus grand nombre de pays possible. Afin de s'assurer que tous les partenaires commerciaux de l'entreprise puissent être intégrés à la solution, et ce malgré des différences technologiques et organisationnelles importantes, le nouveau partenaire IT devait également couvrir l'ensemble du processus de réception et d'expédition des documents avec plusieurs modules différents. Le périmètre projet intégrait également la mise en œuvre de l'échange de documents numériques chez les partenaires commerciaux du groupe. Comarch a dès la phase d'appel d'offres fourni des services de conseil complets pour aider à la définition d'un plan de projet optimal, prouvant ainsi son expertise en tant que partenaire stratégique à long terme. C'est notamment ce qui a convaincu le groupe PHOENIX de choisir Comarch pour mener à bien ce projet.

Le projet

Les entreprises du groupe PHOENIX utilisent Comarch EDI et Comarch OCR depuis mi-2020. En plus de ces services, Comarch a mis en place une connexion directe entre les systèmes informatiques, permettant l'échange électronique de documents commerciaux entre le client et ses partenaires commerciaux. Ces documents comprennent les commandes (ORDERS - PHBEST), les factures (INVOIC), les avis d'expédition (DESADV) et les ordres de versement (UEWAUF). L'un des principaux objectifs du projet est de faire évoluer les partenaires commerciaux vers l'échange de documents numériques.

La première étape de ce processus est la réception de documents par courrier électronique et par courrier traditionnel. Après avoir été triés et scannés, les documents sont lus automatiquement via OCR. Les données extraites sont ensuite validées et confirmées par un collaborateur de Comarch. Grâce à un composant intégré d'apprentissage automatique, le logiciel OCR s'améliore en permanence.

Cette solution temporaire sera remplacée par des connexions EDI directes, notamment avec les partenaires échangeant un grand nombre de documents avec le groupe PHOENIX et, bien sûr, dans les cas où les obligations légales l'imposent. À cette fin, Comarch met en œuvre diverses interfaces et formats de fichiers pour l'échange de documents, ce qui permet de se connecter aux nombreux environnements informatiques et autres systèmes ERP des partenaires. Comach se charge d'informer les partenaires commerciaux du projet et de déterminer les paramètres techniques pour l'intégration, les tests et la mise en service des connexions EDI.

Une connexion EDI directe n'est pas toujours possible ou n’est pas toujours la meilleure option. C'est notamment le cas lorsque des partenaires :

  • N'ont pas un système d'information mature ou dimensionné (principalement les petites entreprises)
  • Créent leurs documents au format Word ou Excel
  • Ne possèdent pas d'interfaces appropriées
  • Ont d'autres priorités de projet et ne peuvent pas consacrer des ressources à l'établissement d'une connexion
  • N'échangent qu'un petit nombre de documents (pas assez pour justifier une connexion directe)

C'est à ce genre de cas que s'adresse le portail WebEDI de Comarch. La solution basée sur le Web est conçue comme une boîte aux lettres électronique permettant aux partenaires commerciaux de recevoir, créer et envoyer des documents. L'une de ses principales caractéristiques, le "turnaround", permet aux partenaires de créer de nouveaux documents sur la base de documents reçus ou créés précédemment (par exemple, des commandes), en complétant automatiquement les informations existantes et en réduisant ainsi le nombre de champs à remplir manuellement. De plus, le groupe PHOENIX peut utiliser cette fonctionnalité pour faire appliquer ses directives sur les documents des fournisseurs et réduire les erreurs en définissant les champs obligatoires, les restrictions de champs et les options sélectionnables.

Les recommandations et les bonnes pratiques de Comarch concernant l'utilisation stratégique des composants de la solution pour une conception rentable et efficace du projet ont considérablement influé sur notre décision. Il était important pour nous de suivre cette voie d'avenir avec un partenaire expérimenté, et nous voyons par ailleurs également nos normes de durabilité satisfaites dans l'échange numérique. »

Gunther Schemitsch, 
Directeur du Groupe Finances Allemagne

Les avantages

En tant que fournisseur informatique, Comarch peut offrir une variété d'outils pour couvrir les besoins de n'importe quel partenaire commercial et possède l'expertise nécessaire pour numériser les flux de documents, quelle qu'en soit la forme, en garantissant la flexibilité, l'évolutivité des solutions ainsi que la sécurité des données.

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