L'entreprise pharmaceutique Olimp Labs choisit Comarch DMS

L'entreprise pharmaceutique Olimp Labs choisit Comarch DMS

Olimp Labs Capital Group est présent sur le marché des compléments alimentaires depuis 1990. Depuis plus de 30 ans, elle a constamment investi dans la R&D, et aujourd'hui, elle dessert plus de 100 marchés mondiaux. Le développement du centre de R&D (l'un des plus innovants d'Europe) et de nouvelles lignes de production permettent à la société de définir les tendances en matière de supplémentation et de nutrition. Au cours des dix dernières années, 78 millions d’€ ont également été investis dans les nouvelles technologies.

Les activités qui font d'Olimp Labs une entreprise internationale exportant des produits dans plus de 100 pays à travers le monde nécessitaient des solutions de gestion IT développées. C’est pour cela que l'entreprise est soutenue par Comarch ERP XL, intégré à l'application Comarch DMS. Cette solution permet une gestion performante des processus et de la circulation des documents dans l'entreprise. 

Vue d'ensemble des coûts des voyages d'affaires

Olimp Labs utilise le DMS dans plusieurs domaines clés de l'administration de documents, ce qui permet de réaliser des économies importantes en termes de temps et de coûts de traitement. L'entreprise souhaitait mettre en place un suivi plus étroit dans le domaine de la gestion des voyages d'affaires. Comarch DMS, qui comprend un éditeur intuitif permettant aux entreprises d'adapter facilement les processus à leurs propres besoins, a été utilisé par Olimp pour créer une procédure de voyage d'affaires. Le système suit le déroulement des voyages depuis le moment où ils sont enregistrés jusqu'à l'acceptation finale et le règlement des coûts. L'employé crée le document approprié, qui comprend la destination, la durée du voyage et l'horaire de départ. 

L'ensemble de la procédure se termine par la comptabilité, où l'employé rend compte du voyage d'affaires et envoie les factures associées par voie électronique, à l'aide d'une procédure système dédiée.

"Nous avons ainsi pu réduire les coûts, que nous pouvons contrôler grâce à Comarch DMS. En plus des informations sur les coûts des voyages d'affaires, tels que les frais d'hébergement et de déplacement, nous avons également un aperçu du déroulement exact de chaque voyage d'affaires. C'est d'une grande importance pour la spécificité de notre entreprise, qui opère non seulement en Pologne mais aussi dans plus de 100 autres pays dans le monde", explique Henryk Cieśla, directeur financier.

Gestion des factures

La taille de l'entreprise se traduit également par un nombre quotidien élevé de factures. Comarch DMS comprend des fonctionnalités intégrées pour soutenir la bonne circulation de celles-ci. Dans un premier temps, le représentant commercial remplit la facture avec les informations requises et la transmet à son directeur régional. Le superviseur vérifie les données et décide de rejeter le document ou de le transmettre au chef de service. Si la facture ne fait l'objet d'aucune réserve, elle est transmise à la comptabilité et finalement archivée. Il est à noter que l'intégration des solutions permet aux utilisateurs de créer un document dans le système ERP, comprenant une description complète, en cliquant simplement sur un bouton. L'ensemble du processus se déroule de manière claire et ergonomique, qui permet à l'utilisateur de prévisualiser facilement le document et de passer à l'étape suivante. 

"L'intégration des applications avec le système de base Comarch ERP XL est un grand avantage dans ce domaine. Cela permet, par exemple, aux employés du secrétariat et aux représentants commerciaux d'affecter facilement des clients à un document donné. Comarch DMS n'exige pas la création ou l'import de dictionnaires, car il utilise uniquement la base de données du système ERP en ligne, nous opérons donc simplement sur une seule liste de clients. En outre, dans le cas où un client n'apparaît pas dans l'ERP, l'employé peut saisir ses données de manière indépendante, et ces informations deviennent immédiatement disponibles dans les deux systèmes. Cela améliore considérablement l'ensemble du processus", explique Magdalena Wicher, chef comptable.

Service de contrats simple avec les clients

La circulation des factures est étroitement liée à un autre processus créé pour les besoins d'Olimp Labs, qui soutient les contrats avec les pharmacies. Les détails d'un grand nombre de contrats doivent être suivis de près pour éviter les erreurs et garantir un règlement rapide.

"Auparavant, il arrivait souvent que nous recevions une facture relative à un contrat donné, mais que nous ne disposions pas d'informations précises sur la validité du contrat en question. Cela signifiait qu'un délai supplémentaire était nécessaire pour le règlement de ce contrat. Maintenant, en quelques étapes simples, nous pouvons prévisualiser le contrat et y joindre le document d'achat attribué. La circulation des contrats nous permet également d'ajouter au système les accords nouvellement signés, y compris ceux des représentants commerciaux, de suivre ces contrats au fur et à mesure de leur envoi et de modifier leurs modèles via le système” nous explique Paweł Kozłowski Directeur des ventes pharmaceutiques Olimp Labs.

Olimp Labs utilise également l'application Comarch DMS pour l'enregistrement de la correspondance, des contrats, des lettres arrivant aux secrétariats et la circulation effective des documents, permettant ainsi de vérifier les nouveaux clients.

Les notifications "push" pour rappeler des documents importants
 
Les smartphones sont de plus en plus utilisés pour effectuer diverses activités en ligne qui nécessitaient auparavant l'accès à un ordinateur portable.  Le télétravail gagne en importance, et, avec l'accès aux outils appropriés, il peut être tout aussi performant s’il était effectué au bureau. Face aux tendances qui indiquent une augmentation continue de l'importance de la mobilité dans la vie personnelle et professionnelle quotidienne, il est important de disposer des bons outils. Comarch DMS en fait partie. 

Chez Olimp Labs, cette fonctionnalité est utilisée par la direction. Le système envoie des notifications qui sont visibles sur l'écran d'accueil d'un smartphone, afin que les utilisateurs qui ne travaillent pas dans l'application à ce moment précis soient tenus informés, par exemple, des nouveaux documents. Cela simplifie et accélère considérablement les processus décisionnels. À l'heure actuelle, les informations relatives à un document nécessitant une approbation parviennent immédiatement à la personne désignée, qui peut cliquer sur la notification et passer directement à l'étape suivante.

Author