La gestion des biens dans le cadre des interventions sur le terrain

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Quoi de plus frustrant que de chercher un objet en particulier quand on est pressé ?

Il s’agit d’un problème récurrent en cas de mauvaise gestion de nos inventaires d’équipements et de pièces de rechange. Pour les entreprises de services sur le terrain, le risque est encore plus important puisque la plupart des biens sont utilisés hors du site de l’entreprise, où ils peuvent facilement être mal utilisés, cassés, perdus ou tout simplement volés. Vous risquez alors de devoir reporter ou annuler certains de vos rendez-vous. Et finalement, c’est tout votre emploi du temps qui est chamboulé.

D’autres problèmes peuvent survenir au moment de l’inventaire périodique de l’entreprise. Vous finirez par vos poser des questions telles que : pourquoi nos équipements et outils ne sont-ils pas rangés à la bonne place ? Pourquoi cette pièce n’est-elle pas enregistrée dans la base de données ? Combien d’employés mobiles ont des équipements dans leur véhicule ? Vous seriez étonné de voir à quel point vos équipements peuvent se disperser.

Premièrement, penchons-nous sur les défis classiques de la gestion des biens dans le cadre des interventions de terrain et de leurs conséquences pour les entreprises.

Pourquoi la gestion des biens dans le cadre des interventions de terrain comporte-t-elle plus de risques ?

1. Des pièces en mouvement – Vu l’organisation en travail posté, les outils et équipements passent constamment d’employé en employé, ce qui complique le suivi des biens.

2. De nombreux entrepôts – Maintenir un inventaire précis et à jour dans un dépôt constitue déjà un défi. Ainsi, comment gérer l’inventaire de plusieurs dépôts ? Plus de dépôts est synonyme de gestion et de suivi d’inventaire plus complexes.

3. Les activités frauduleuses – La confiance ne suffit pas lorsqu’il s’agit de transférer des équipements de valeur utilisés sur le terrain. Surtout si vous collaborez avec des sous-traitants qui pourraient réutiliser ces outils pour des tâches indépendantes de la commande.

4. Le vol – Il ne faut pas l’exclure ! On enregistre des vols même dans les entreprises où les employés travaillent sur site et où le suivi des biens est donc plus aisé. Le fait que les employés travaillent hors de l’entreprise présente un risque supplémentaire de trous d’inventaire. En effet, plus d’individus s’échangent des objets et équipements et les employés changent beaucoup plus fréquemment de lieu de travail.

5. Les procédures ambiguës et les mauvaises exécutions –Si une entreprise ne définit pas explicitement des règles pour un usage responsable des pièces et équipements, ou ne fait pas respecter ces règles, la gestion des biens devient une notion purement théorique, qui n’est plus appliquée concrètement, ce qui peut coûter cher à votre entreprise.

Les conséquences d’une mauvaise gestion ou d’une absence de gestion des biens dans le cadre des interventions de terrain

1. Des coûts inutiles et une mauvaise qualité de service

Évidemment, les équipements manquants ont un coût pour les entreprises. Toutefois, les entreprises d’interventions de terrain pâtissent également de « coûts supplémentaires » en manquant l’occasion de fournir un service.

Comment garantir une certaine qualité de service si un technicien ne parvient pas à trouver l’outil ou la pièce nécessaire ?

Dans ce cas, la mauvaise gestion de l’inventaire a des conséquences sur les délais d’exécution des commandes, ce qui met à mal l’entente de niveau de service (SLA). À long terme, cela peut également mener à une baisse de la satisfaction des clients.

2. L’implication d’autres employés

Si une pièce manque ou ne fonctionne pas, le technicien doit faire appel à ses collègues. Ainsi, certaines situations nécessitent l’intervention d’au moins un autre employé pour réaliser la tâche.

3. Des difficultés à prendre des décisions réfléchies

La tâche doit-elle être exécutée par l’employé A ou B ? Ont-ils tout le nécessaire pour fournir le service ? Quels éléments se trouvent déjà sur site et peuvent-être utilisés pour exécuter la tâche ?

Étant donné que la gestion des biens fait partie intégrante de ces processus stratégiques, elle aura des conséquences sur les scénarios présentés précédemment. Partant, le défi, c’est de réunir toutes les données à un seul endroit afin que le superviseur ou le responsable de la répartition puisse prendre la bonne décision. Un tel scénario garantit que les décisions sont fondées sur des données fiables et sont justifiées.  

4. Les employés frustrés

Aidez vos techniciens à se concentrer sur les tâches et non sur les procédures. Si les processus de gestion des biens sont défectueux, impossible d’obtenir de bons résultats. Par conséquent, les employés se sentiront de plus en plus frustrés, ayant le sentiment de ne pas être en mesure de travailler efficacement parce qu’ils doivent consacrer trop de temps à suivre des procédures complexes.

La gestion des biens dans le cadre des interventions de terrain : mettez en place de bonnes pratiques

1. L’inventaire des biens dans une application mobile – Aidez vos techniciens à retrouver les équipements grâce aux localisations, bâtiments et équipements tous présentés de façon hiérarchisée directement sur votre téléphone mobile. Grâce à cette fonctionnalité, le suivi de la localisation des inventaires sera plus précis, ce qui permettra à vos employés de trouver les équipements qui leur sont nécessaires le plus rapidement possible.

2. L’encodage des transferts de biens en un clic – Tirez profit du mécanisme « pick&scan » facile et efficace de l’application mobile. Chaque transfert (même entre techniciens) sera encodé grâce aux fonctionnalités pratiques et faciles de l’application mobile (la lecture de codes QR).

3. Les audits – Assurez-vous que les infrastructures et biens capitaux soient en ordre (p. ex. la protection contre les incendies, les dispositifs de sécurité). Sachez si certains outils ou pièces ne sont pas de retour à l’entrepôt central en temps et en heure.

4. Des rapports adéquats dans les temps – Obtenez la bonne information grâce à une interface pratique. Qu’il s’agisse d’un problème par rapport à l’entente de niveau de service, d’outils non retournés ou de biens qui se déplacent dans des zones restreintes (ce qui peut être le signe d’un vol), soyez-en informé et réagissez à temps.

La gestion des biens dans le cadre des interventions de terrain a besoin d’une approche plus innovante

Si le problème des inventaires n’est pas nouveau, les idées pour pallier les problèmes récurrents, elles, sont innovantes et mènent à une meilleure efficacité dans les processus de gestion des biens. Autrement dit, lorsque vous innovez dans ce domaine, vous ne devez pas vous contenter de réinventer la roue, mais également vous concentrer sur d’autres aspects. En effet, c’est en améliorant chaque étape du processus que vous améliorerez l’ensemble des opérations. Parallèlement, les outils doivent rester pratiques et intuitifs, pour que vos techniciens soient enclins à prendre part au processus.