Assurer la conformité légale de la facturation électronique

Qu'est-ce que la conformité légale ?

L'acheteur ou le fournisseur qui souhaite se conformer à la législation doit suivre les règles officielles établies dans certains pays pour la réception et l'envoi de factures électroniques. Traditionnellement, la conformité légale comprend la recherche juridique, la mise en œuvre des exigences, le suivi des changements et l'interopérabilité.

Les réglementations officielles se réfèrent aux domaines suivants :

• la lisibilité du document
• l'authenticité de l'origine
• l'intégrité
• le stockage

Qu'est-ce que la conformité légale en matière de facturation électronique ?

Si vous vous demandez ce que signifie la conformité légale dans le contexte de la facturation électronique, nous avons ce qu'il vous faut.

Pour les acheteurs et les fournisseurs, la conformité légale implique le respect des règles, procédures et politiques complexes qui régissent les activités commerciales, y compris les transactions de facturation électronique, dans un pays ou une région spécifique.

En outre, il est nécessaire de garder à l'esprit des questions telles que :

• la plateforme exigée par le gouvernement
• le modèle d'échange de factures électroniques
• le type de relation entre les partenaires (B2C, B2B ou B2G)
• la nécessité de garantir l'authenticité et l'intégrité des factures
• la mise en place de l’archivage pour la période spécifiée

Il convient de rappeler qu'il existe différents modèles d'échange de factures électroniques selon les pays. En Europe, au Canada et dans certaines parties de l'Asie, le modèle Post-audit est courant, tandis que le modèle Clearance est utilisé en Turquie, en Italie et en Amérique latine. Il est intéressant de noter que la Hongrie utilise un hybride des deux solutions - le reporting en temps réel.

Pourquoi est-il si difficile d'assurer la conformité légale à l’échelle mondiale de la facturation électronique ?

Compte tenu de ce que nous venons d’aborder, il est compréhensible que la conformité juridique en matière de facturation électronique constitue un défi pour les activités internationales des entreprises opérant dans des pays où la facturation électronique est obligatoire (comme l'Italie ou la Turquie) et des régions qui attendent son introduction (Pologne, Roumanie, Allemagne, France, Espagne et bien d'autres encore).

Faire face seul aux changements juridiques dans ce domaine peut rapidement devenir insurmontable. Heureusement, il existe un moyen de se conformer aux réglementations légales les plus récentes en matière d'échange de factures électroniques sans avoir à suivre en permanence l'évolution rapide des normes par ses propres moyens. Les fournisseurs externes appropriés se chargeront non seulement de se tenir au courant des changements juridiques, mais aussi de veiller à la mise en œuvre correcte de solutions spécifiques dans leurs systèmes.

Chaque décision commerciale doit être prise en connaissance de cause - avant de commencer à chercher une plateforme de facturation électronique, il est essentiel d'analyser un certain nombre de facteurs.

Comment choisir le bon fournisseur de plateforme de facturation électronique pour votre entreprise ?

L'objectif premier doit être de répondre aux exigences légales internationales. Utiliser un outil de facturation électronique fiable revient à disposer d'un groupe de conseillers chargés de se tenir au courant des formats et des plateformes d'échange de documents conformes à la législation. Établissez une facture et laissez l'outil vous guider dans les étapes suivantes.

En pratique, il est facile de se conformer à la loi si l'on s'appuie sur une plateforme d'échange de documents fiable. Le bon outil peut vous aider à échanger au jour le jour des factures électroniques créées dans l'ERP, quel que soit les pays où se trouvent vos partenaires commerciaux. Toutefois, il convient de mentionner que dans certains pays, votre fournisseur doit être un point d'accès Peppol.

Un autre point crucial est la capacité d'intégrer une plateforme de facturation électronique à un ERP déjà mis en œuvre, sans modifications compliquées. Les fonctionnalités doivent inclure l'échange de factures conformément aux exigences légales et la possibilité d'ajouter des signatures numériques aux documents traités si nécessaire. En outre, une bonne plateforme d'échange de factures électroniques offre des fonctionnalités telles que :

• le suivi des documents
• la visualisation des données
• les téléchargements
• des tableaux de bord conviviaux pour le suivi des performances

Un système doté de ces caractéristiques devrait également offrir des normes de sécurité de pointe, un processus d'intégration rapide et des avantages commerciaux supplémentaires. Les meilleures plateformes de facturation électronique disponibles s'améliorent constamment et sont conçues sur mesure pour chaque client. Ce n'est qu'à cette condition que vous pouvez vous attendre à un transfert de factures sûr, conforme aux dernières législations et efficace.

Avantages de l'utilisation d'une plateforme de facturation électronique

La facturation électronique présente de nombreux autres avantages, non seulement pour vous, mais aussi pour vos partenaires commerciaux. La bonne plateforme peut réduire les coûts et minimiser le stress. La mise en œuvre de cet outil par un seul fournisseur se traduit par des prix plus bas, un échange de données sûr et régulier et une réduction du temps consacré à chaque transaction.

Faites-nous part des besoins de votre entreprise et nous trouverons la solution idéale.

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Découvrez aussi notre livre blanc complet sur la facturation électronique obligatoire.

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