Qu'est ce que l'EDI ?

L'EDI (pour Electronic Data Interchange / Echange de Données Informatisées) est un protocole d’échange de documents commerciaux et financiers (tels que les factures, accusés de réception de commandes, bordereaux de livraison…) sous forme électronique, directement entre deux systèmes informatiques de partenaires commerciaux.

L´EDI repose sur deux éléments fondamentaux. Premièrement, les documents électroniques remplacent les documents papier. Deuxièmement, l´échange de documents a lieu dans un format standardisé. Dès lors, chaque employé peut accéder à la plateforme EDI et obtenir rapidement des informations fiables.

L’EDI a été pensé pour automatiser le traitement de l’information et réduire notablement les interventions. Dans une optique de « zéro papier », la suppression des documents papiers transmis par voie postale ou encore par fax est désormais possible.

L’EDI garantit une rapidité et une fiabilité au sein des échanges de documents, fluidifiant ainsi les flux d’informations échangées alors que le nombre d’informations tend à croître, et ce dans un laps de temps de plus en plus court.

Les coûts inhérents au traitement de l’information sont réduits significativement avec l’EDI, tout en sécurisant les informations échangées.

Avec l’EDI, une entreprise va émettre commandes, factures… sous forme de messages électroniques normalisés télétransmis vers les postes des partenaires commerciaux : fournisseurs, clients ou encore banques. Les documents transmis par l’EDI seront alors automatiquement intégrées dans leurs systèmes d’information.

Le choix du protocole EDI est hautement avantageux pour l’entreprise. Dans le cadre de la méthode classique de traitement d´une commande , un acheteur ou un responsable d´achat crée une commande en suivant une procédure standard dans le secteur des commerces et services qui comprend les étapes suivantes et qui pourrait prendre jusqu’à 3 à 5 jours:

• Vérification  des données depuis un système de planification ou d´inventaire

• Saisie des données dans le système d´achat pour créer la commande

• Impression de la commande sur le formulaire adéquate

• Envoi de la commande au fournisseur

• Réception et saisie de la commande par le fournisseur

Le protocole EDI simplifie le traitement de la commande :

• Réception du document dans le format initial sur la plateforme EDI via un canal de communication dédié avec le client

• Vérification, traduction, validation et transmission de la commande par la plateforme EDI

• Envoi du document chez le partenaire

• Archivage de la commande par l’EDI sans la moindre intervention humaine

L’EDI simplifie la procédure des traitements de commandes, et ce qui prenait parfois jusqu’à 5 jours peut aujourd’hui ne prendre qu’une heure et ceci sans erreur de transcription de données ou autres problèmes de traitements ou de traductions.  L’EDI va traduire les documents : c'est-à-dire convertir le format de document provenant du client au format du fournisseur, ce qui permet à chacun de ne pas modifier son mode de fonctionnement et d’empêcher certaines erreurs dues à la conversion. L’EDI améliore donc la rapidité et la fiabilité des informations échangées, réduit les coûts et offre une plus grande souplesse pour les échanges quotidiens avec vos partenaires commerciaux ou vos clients.

L´EDI n´est pas une nouvelle technologie. Elle existe en effet depuis le milieu des années 70. Bien que l´EDI ait été porté par les progrès de la technologie, elle n´en n’est pas dépendante. On privilégie certaines méthodes de mise en œuvre de l´EDI dans une entreprise, mais un grand choix de méthodes existe. L’EDI via RVA (réseaux à valeur ajouté) : des réseaux privés sécurisés ;  le Web EDI via des protocoles comme le FTPS (File Transfer Protocol Secure) ou le protocole HTTPS (HyperText Transport Protocol Secure) ou encore l’AS2. Enfin il est aujourd’hui possible d’externaliser l’EDI par un prestataire intégrateur fournissant personnel, plateforme et processus gérant intégralement l’EDI pour vous.

Comarch ECOD est une solution EDI innovante et intègre une communauté de plus de 11.000 entreprises dans 28 pays. Comarch ECOD EDI s’est imposé comme la plateforme EDI de référence et compte parmi ses clients Auchan, P&G, Unilever, Sony ou encore Carrefour. Comarch ECOD EDI est une solution globale, intégrant un support technique accessible 24/24 et 7/7 et proposant une gamme complète de solutions spécifiques développées pour chaque besoin.

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